如何与海外分布式团队沟通？
什么是分布式团队？
在知道如何与分布式团队沟通之前，首先要了解他们是什么。一项研究将分布式团队定义为“一个术语，指的是一个团队，其中所有成员在物理上彼此远离，在不同的时区内运作。”，不要与远程团队混淆，在远程团队中，一些员工将远离其他地方工作彼此，但公司内仍然会有人在同一地点一起工作。相反，分布式团队是指员工因地理位置而分开。
海外分布式团队的挑战。
在学习如何减轻您可能面临的任何沟通挑战之前，组织首先必须了解海外分布式团队带来的挑战。
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时差
在一个技术使我们能够随时随地与任何人协作的世界中，时差可能成为一个主要障碍。与不同时区的人一起工作可能会很棘手，因为这会导致缺乏实时沟通和团队凝聚力。
挑战在于，当团队分布在不同的时区时，协作时间变得很奇怪，而且日程安排并不总是一致的。这会使团队难以有效沟通和高效合作，从而导致项目延误、错过最后期限或沟通不畅。
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没有面对面的交流
虽然能够跨技术保持联系是一项了不起的进步，但面对面的交流也有数字化工作所没有的好处。例如，在通过计算机进行通信时可能会丢失一些东西。
这方面的一个例子就是我们如何感知音调。面对面交谈时，人们会衡量面部表情、语气和手势，以了解某人希望通过他们所说的内容进行交流的方式。这就是我们如何理解某人是高兴还是生气。但是，这可能会在数字通信中丢失，并可能导致您的团队感到困惑。
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技术限制
工人可能会在分布式团队中遇到技术限制。在办公室的哪个位置，您将获得技术：笔记本电脑、键盘、电话等等。分布式团队可能会遇到技术限制，因为他们无法访问所有这些设备，而且很难提供，这是当他们在海外或不同的国家时。
一般来说，雇主有责任确保所有员工都拥有必要的设备，以按照最高标准开展工作。
分布式团队如何沟通
在与分布式团队合作时，沟通是关键，充分利用技术和工具的潜力可以帮助弥合世界各地团队之间的差距。
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聊天系统
聊天系统已成为企业保持一致沟通并加强与员工和合作伙伴关系的重要工具。它们提供了一个有组织的平台，可用于群组对话、共享文件等。
各种规模的企业都使用Slack、Google Chat和Microsoft Teams等流行的聊天系统来简化沟通和协作。凭借其用户友好的界面和强大的功能，即使团队不在同一物理位置，它们也能帮助他们保持联系。他们还提供了一个安全平台，确保用户之间对话的隐私。
这允许队友发送快速消息，非常适合在不紧急或小问题的情况下，这反过来又会阻止通过电子邮件发送所有内容并填满他们的收件箱。
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电子邮件
电子邮件通信已成为我们生活中不可或缺的一部分。每天发送超过3000 亿封电子邮件，比以往任何时候都更加清楚，有效的电子邮件通信对任何企业及其团队都至关重要。电子邮件可以帮助建立关系、快速有效地共享信息以及提高生产力。
知道如何撰写清晰、简洁和专业的电子邮件是公司可能面临的下一个挑战。电子邮件使我们能够在同事、客户和客户之间快速轻松地交换信息。但是，可能很难确保电子邮件清晰有效。
为确保正确阅读和理解电子邮件，我们建议您执行以下操作：
使用主动语态确保您希望通过电子邮件实现的目标能够成功
考虑你的观众。这封电子邮件要发送给谁？这将如何影响您在整个电子邮件中使用的语气。
选择适当的主题行。这可能是某人注意到您的电子邮件并打开它或忽略它之间的区别。
保持正确的语气，以确保不会发生误解。
了解如何回复电子邮件也很重要，这样才能使对话朝着预期的目标前进。牢记这些提示，您可以确保分布式团队的电子邮件通信清晰有效。
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虚拟会议和录像
随着分布式团队的兴起，更多的公司可能会面临管理团队成员之间沟通的挑战。实体会议并不总是可行的，对于分布式团队而言，面对面的交流已成为过去。
通过虚拟会议，分布式团队仍然可以高效且有效地进行沟通。虚拟会议允许团队成员看到彼此的视觉线索并听到彼此的声音，使他们更容易更好地了解彼此。
此外，会议或工作的视频记录可供无法参加会议或需要复习讨论或工作内容的团队成员日后参考或查看。可以使用Loom之类的工具进行屏幕录制视频以备将来参考。
这些解决方案使分布式团队能够保持联系并提高员工的工作效率，而不必担心没有面对面的交流。
可用于有效虚拟会议的一些工具包括：Slack、Zoom、Microsoft Teams 和 Google hangouts。
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跟踪项目
为了确保团队成员之间的成功协作，跟踪项目和共享文档变得越来越重要。跟踪应该是重中之重，因为这将确保所有成员都在同一页面上。Trello 和 Google Docs 等项目管理工具可以帮助您的海外团队跟踪任务和进度。对于分布式团队，您的团队很可能位于不同的时区。
我们建议每天举行站立会议或签到，让每个人都了解项目的进展情况。虽然这对于不同时区的团队来说可能很困难，但只要您在跟踪项目，一切都应该像您的团队坐在一起时一样顺畅
通过拥有一个您的团队可以共享他们的工作的空间，例如 google docs，将确保您的团队可以在一个地方协作，这将改善团队工作或项目的流程，并使在需要时更容易审查工作。
Trello 等项目管理工具可以帮助跟踪任务和进度。而 Google 文档是共享和协作项目的绝佳空间。
我们建议使用每日站会或签到，记录并存储在一个中央位置，每个人都可以作为参考，让每个人都了解项目的进展情况。通过使用这些工具，分布式团队可以更好地协作并更有效地实现他们的目标。
与分散在海外的团队一起工作可能看起来有点令人生畏，但重要的是要记住沟通是关键。借助正确的工具和项目管理系统，海外分布式团队可以像在办公室工作一样高效。
使用视频会议、即时消息和项目管理软件等工具可以帮助您的团队保持联系并与每个人的工作保持同步。这些工具使您可以更轻松地快速高效地交流想法。您还可以使用会议工具来确保每个人在任务和截止日期方面都在同一页面上。所有这些都将确保您分布在海外的团队能够像坐在一起一样进行交流。
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