当 COVID-19 大流行影响许多企业的运营时，远程办公和远程工作变得更加流行。随着许多办公室和工作场所的突然关闭，我们所知道的工作和团队的性质几乎立即发生了变化。
这种从每天在办公室工作到在您居住的地方工作的突然转变，对我们熟知并完善了一个多世纪的常规工作环境和时间表带来了一些其他变化。
大多数时候，这些变化本身就是挑战，从工作空间家具问题到处理内部沟通。
今天，即兴和预定的会议、闲聊和大厅里的友情已经被技术支持的通信工具所取代，例如 Whatsapp、Discord、Slack、Zoom、电子邮件等。
起初，远程工作的新颖性和便利性令人兴奋，因为雇主和雇员都被迫承认，如果适当优化远程工作，其工作效率几乎与在密闭办公空间中工作时的工作效率相同。
一旦这种兴奋消退，就更容易看到在直接与团队成员和领导、闲聊、肢体语言等方面失去面对面交流对我们的工作流程和任务清晰度的影响。
虽然配备投影仪和其他媒体辅助工具的会议室有助于人们清楚地表达自己，但远程团队对团队成员之间已经建立的联系和情感联系造成了压力，这也会影响生产力。
所有这些都表明，沟通是成功的远程团队最关键和最复杂的组成部分。
它还证明了远程团队的沟通需求是不同的，因为必须付出更多的努力来确保在团队成员之间的沟通过程中不会丢失上下文。
幸运的是，有一些基本要素可以应用于任何员工队伍，以便在与团队远程合作时建立和维持有效的沟通流程。这些元素可以根据每个团队规模或组织类型的特定需求进行调整。他们来了。
建立沟通流程指南
“组织需要为其远程团队制定并明确传达指导方针。这所做的是为较小的团队和个人层面的虚拟对话创造确定性，”
“在制定远程通信指南时，公司需要考虑人们偏好的响应时间、写作风格、写作语气和适当的通信工具。”
“例如，在全体会议上进行交流时，可以使用冗长的消息来提供清晰度和上下文，但在较小的部门会议中，可以使用首字母缩略词。还应确定响应时间。”
这样做的目的是为在线交流礼仪设定一个标准，其一致性水平可以建立人类的可预测性。
使用正确的沟通工具
借助多种协作工具的可用性，技术使远程工作变得更加容易。对于任何具有远程结构的组织，都应该研究其组织中可用团队的性质，然后确定每日或每周沟通所需的工具。
有很多工具可用于管理远程团队，重要的是不要将您的团队与许多可能具有重叠特性和功能的工具混淆。
必须定义并清楚地传达每个工具的目的。例如，可以确定 Zoom 仅应用于与客户进行视频通话，而 Slack 可用于消息传递和电子邮件以记录每周报告。
决定使用哪些工具以及如何使用可以提供清晰度，如果没有这种清晰度，重要的数据和信息可能会丢失，从而对响应时间和生产力产生更多的负面影响。
制定关键绩效指标
这是一条黄金法则，适用于远程和实体工作团队。明确定义的关键绩效指标是指导团队的有效沟通策略。
一组客观且可衡量的 KPI 与组织的目标保持一致，可确保每个团队成员都走在正确的轨道上，并准确理解对他们的期望以及如何衡量他们的绩效。
通过记录期望，沟通将更加有效并导致生产力的提高。
促进更多的异步通信
传统的工作场所沟通是同步沟通（会议）和异步沟通（电子邮件、备忘录等）的结合。对于远程工作，这些通信模式之间必须存在交互。
这将允许人们在团队成员可以随时随地访问的主题虚拟空间中录制视频、举办网络研讨会、共享文本和聊天。
异步视频是远程培训员工的强大工具。录制的培训使团队成员可以在方便时灵活地参加培训，并且可以广泛共享并随时重新访问，以便员工可以根据需要更新知识。
这些工具还支持远程入职和培训，促进高管沟通，并使公司内部的知识大众化。
采用持续反馈模型
鼓励团队成员提供影响员工敬业度的反馈非常重要。尽快回复此反馈也很重要。这将促进更多的开放性，并使您的团队感到更有价值。
经常公开交流，并保持双向反馈。沟通渠道和“协议”需要明确，这样人们就不会浪费时间试图将信息传递给不同的人。
承认疲劳并表现出同理心
很多人都是远程工作世界的新手。不可避免地会有一条学习曲线，减轻这种学习疗法痛苦的一种方法是对所有团队成员表现出同理心。
提出问题，而不是假设人们的感受如何，或者对其他公司/团队有效的方法对每个人都有效，这是一个开始。向他们保证您可以在过渡期间提供帮助并且他们能够提出问题和疑虑也很重要。
理解并承认远程工作会带来某种类型的疲劳是关键。增加屏幕时间和减少与他人的身体互动会导致焦虑和疲劳。团队领导承认这一点将有助于指导会议期间的沟通。
减少会议
对于远程工作的团队，可能会更急于进行微观管理并召开会议以签到并接收反馈。不必要的会议会缩短富有成效的工作时间。
开发一种接收工作更新的侵入性较小的方式，并且只在绝对重要的时候才召开视频会议是可行的方法。在这些会议期间，首先要始终注意在业务内容之前建立人际关系。
真正倾听的领导者可以通过提出几个简单的问题来衡量士气——无论是在一对一会议还是团队会议中。
规划团队务虚会并提供支持
尽管距离很远，但团队联谊活动必须继续保持优先地位。孤独是远程工作者面临的最大问题之一。它会导致脱离和性能下降。
通过相互联系，团队成员可以更好地沟通、讨论问题，并在问题变得太大之前找到解决方案。建立更好的乐趣联系的一种方法是，在可能的情况下甚至在网上举办定期的团队建设活动。庆祝个人和团体的活动和成就（例如生日）也很重要。
为了使这更有效，为您的团队可以使用的工具和流程建立一个支持系统，创建一个与您的业务相关的知识库，以便在遇到困难时可以参考。
您的企业可以更进一步，在团队中设立一个单一的联络点，以协调团队成员需要的任何帮助，这将大大鼓励团队成员在工作或个人生活感到不知所措时大声疾呼。
更好的沟通以获得更高的性能
随着越来越多的组织采用远程工作或混合工作环境，他们的更多沟通将以数字方式进行。确保全面有效沟通和防止沟通不畅的诀窍不在于技术和远程工作工具。
解决办法是理解新的交战规则；在建立反映我们数字驱动时代需求的沟通技能方面。远程工作对任何组织来说都是一个巨大的调整。请务必记住，每个组织和团队设置都是独一无二的。
您管理和支持远程员工以及远程团队沟通的策略必须考虑到您公司的规模和行业、使命和基本价值观，以及团队成员的个人需求，否则，它就会成为实现正确使命的错误工具。
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