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远程工作:关于远程团队如何工作的

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异步工作可能是全球团队正在寻找的单一解决方案。你知道什么是异步工作吗?在本文中了解更多信息。

异步工作允许远程团队协作并按自己的时间完成项目,同时保持生产力和效率。

在同步工作中,员工应在整个轮班期间与同事和管理层进行沟通,并始终得到即时响应。另一方面,异步工作允许个人在他们最有效率的时候做出响应和协作,而不会被不断打扰。
异步工作已经存在了一段时间,但这场大流行确实让世界各地的公司在他们的团队中实施这种工作模式时加大了力度。
在本文中,您将了解有关异步通信和工作形式的所有信息,以及如何帮助您的团队接受它以获得最大成果。

异步工作和分布式团队

异步工作的公司允许员工在他们方便的时候在合理的时间范围内(例如 24 小时)完成工作并回复同事,而不是要求或期望员工在规定的时间内在线、可用和响应。
尽管“异步”一词可能看起来很陌生,但它实际上比您想象的更常见。假设您正在为小组讨论准备一组问题。你是活动团队的一员,但你也想听听企业传播和内容团队的意见。
您可以使用 Google 文档进行异步协作,而不是组织签到会议来讨论活动的流程或向同事发出反馈以获取对开放问题的反馈。例如,您可以使用该程序的“建议”功能来请求异步反馈并用评论标记同行。您的同事将收到通知并在他们自己的时间回复。或者,您可以使用虚拟工位类的工具,让每个人都了解谁在工作或不在工作,以及是否需要保险。
对于一直同步工作和交流的人来说,异步工作可能令人生畏。一开始有很多顾虑也很常见:如果我需要同事的快速反应怎么办?如果我们不培养实时沟通,我们将无法协作。如果不开会,我们将如何传达状态更新?
这些都是合理的担忧,但事实是,您可能已经以某种身份完成了异步工作 — 更彻底地整合它可能比您想象的更容易。

异步工作的好处

异步有很多好处,但它们最终归结为一件事:它允许来自不同地方的个人协作执行更好的工作。
以下是异步工作的最重要好处的细分。
  1. 工作场所自治

在异步通信时,您在团队和个人层面上获得了极大的独立性和灵活性。异步工作减轻了严格遵守时间表带来的紧张和无聊。它可以让您在方便的时候完成最好的工作,并发挥最大的生产力潜力
  1. 富有成效的团队

当您确定自己的时间和工作时间表时,您可以根据自己的需要进行计划,而不受外部系统压力的影响。这使您能够对您的任务采取更有针对性的方法,并因此更好地计划它。没有聊天或视频通话等同步通信渠道的持续中断,您可以在工作日中投入足够的时间进行不间断的深度工作。
  1. 加强问责制

异步、远程工作使您能够更好地掌控自己的工作并自行做出更多决定。这意味着您可以拥有自己的工作,这意味着您有责任减轻经理和主管的部分责任,并且您有权拥有自己的工作。这是在任何地区的任何公司工作的重要特征;它会让你觉得自己是团队中有价值的一员,让你能够投入到自己的工作中,让你感到被倾听和被信任,所有这些都有助于提高工作满意度。
  1. 更好的决策

当您异步工作时,您不一定会与团队的其他成员发生冲突,尤其是您的直线经理。这意味着您有时需要在没有他人帮助的情况下根据您的最佳判断做出决定,这起初可能令人生畏,但会教会您如何做出更好的判断。因为它允许您将自己的观点和逻辑应用于您所做的每个决定,这意味着您对自己的行为负责并努力为您的工作做出最佳选择,因为您知道您将被追究责任。
  1. 赋能环境

独立、信任、责任和真正的灵活性的优点被灌输到异步工作环境中。这有助于您个人和团队的发展,这对于初创公司尤其重要,因为团队通常与公司一起成长。
在同步发言时,你有机会考虑你的回应、你的工作、你在工作中的行为的后果,并确保你们都在朝着一个共同的目标努力,这可能会给整个公司带来极大的好处。员工因此获得自信,他们的职业道德因此得到改善。
  1. 允许更大的灵活性

难道我们不都在追求工作与生活的平衡吗?通过异步工作,这个目标似乎更容易实现。确定自己的日程安排和工作时间的能力是远程异步就业最吸引人的特点。如果你白天更有效率,就选择那个时间;如果你在晚上更有效率,就选择那些时间。如果您有紧急情况、需要看医生或需要支付账单,您可以在一周内完成日常工作。分布式团队中异步工作的另一个受欢迎的灵活性是,您可以在您认为有吸引力的任何工作空间工作:您的家庭办公室、咖啡店、共同工作空间等。
  1. 有效和清晰的沟通

使用聊天或电话等同步通信方式时,您必须快速思考并快速响应。它给沟通带来了紧迫感,没有给你足够的时间来处理和回答。您可以选择反思您的沟通,对其进行修改以使其尽可能清晰和高效,并通过有效的异步沟通(通常采用书面形式)准确询问您想要什么。借助正确的沟通工具和良好的项目管理工具集成选项(如 Slack 或 Loom),您可以让您的团队比以往更有效地工作。
  1. 时区平等

通过异步远程工作,您的团队可以位于世界任何地方,只要他们可以访问 Internet。您可以在异步模式下与他们通信,因此在不同时区工作的员工不会有任何问题。在不同时区工作的人可能会因为同步通信而受到影响,因为他们必须在非工作时间保持联系。异步工作完全消除了这个问题。
  1. 鼓励透明度

异步通信时,要记住的最重要的事情之一就是留下痕迹并记录一切。如果您异步工作,您可能会以扩展形式进行交流,例如笔记、文档、电子邮件等。这确保了完全透明,并允许您查明问题的根源,以便解决问题。

异步工作的挑战

如您所见,异步工作有很多好处,但这并不意味着这种工作方法没有挑战。
以下是异步工作的公司和团队遇到的一些最常见的挑战。
  • 由于缺乏面对面的会议或实时关系,一些员工可能会感到疏远或孤独。
  • 存在脱节。无论多么简洁,书面交流并不总能表达个人感觉联系所需的情感和语气。
  • 自发的头脑风暴将会减少。员工实时互相交流想法可以产生很多自发性和创造性天才,但异步沟通会带走一部分。
  • 响应需要时间。异步通信对于需要紧急行动的工作来说可能很困难,尤其是当队友等待数小时(甚至数天)的响应时。
  • 好消息是,您可以与您的团队合作设计远程通信技术,将同步和异步通信方法无缝结合起来,实现两全其美。

异步工作的工具

异步通信的好处很多,但最大的好处可能是它是一种允许两个人或两个团体按照自己的节奏分享想法的解决方案。另一方面,同步协作技术将人们实时聚集在一起。例如,营销团队可以使用 Google 文档为新博客设计集思广益,然后再通过 Zoom 聊天讨论每个计划的优点。
使用异步和同步协作软件没有一种放之四海而皆准的方法。因为您已经花时间进行了异步头脑风暴,所以您可以仔细研究完全形成的想法,甚至可以在需要接听电话时决定下一步。
探索在线协作工具类似于在互联网上购物。有太多的可能性,决定购买和使用哪些可能很困难。而且,就像购物一样,最好从关键类别开始,以找到您要找的东西。

数字白板

因为它类似于我们映射和表达想法的方式,所以数字白板是最接近面对面合作的协作工具类型。与您的团队一起测试的免费数字白板应用程序包括 Conceptboard 和 Whimsical。

视频会议

视频会议是一种通过视频进行交流的方式。最流行的视频会议平台是 Google Meet、Skype 和 Zoom,它们可以与数字白板等其他协作工具一起使用。

即时通讯

在提出问题或交换时间敏感信息时,即时消息应用程序必不可少。

会议管理

因为并非所有会议都必须是同步的,所以需要允许进行完全异步讨论的协作技术。可以帮助远程团队减少会议、提高会议质量的工具对于有效沟通至关重要。

项目管理

当每个项目下的想法和任务组织得井井有条时,就更容易实现有效的团队合作。最受欢迎的项目管理软件包括 Notion、Asana 和 Monday,其中许多软件还可以用作在线协作写作工具。

同步与异步工作

归根结底,异步和同步工作必须共存,因为两者各有利弊。
异步工具让我们避免冗长乏味的面对面会议固然很棒,但这也意味着我们错过了技术无法替代的某种程度的人际关系。团队成员感受到个人联系至关重要。
时常举行传统会议可能会给员工带来活力,并帮助他们更有效地协作。
例如,您的组织可以只举行一次,而不是每月举行五次面对面会议。这将允许您在需要的地方合并同步工作。同时,异步功能不会被迫退居二线。

异步通信

异步或异步通信描述了不需要多方同时可用的所有通信模式。
另一方面,当您响应实时收到的信息时,就会发生同步通信。
虽然同步通信可能是办公室环境中的常态,但希望迁移到远程工作的公司必须让远程员工选择如何在团队之间进行通信。
远程工作时,无法知道某人是否有空、忙碌或不在办公室。如果您依赖快速的即时消息进行通信,您可能会感到失望。当团队成员处于不同时区时,通过需要快速响应的媒体发送消息可能会让人觉得掠夺性。
此外,即时消息以及电话交谈和其他同步通信方式会将您的注意力从手头的任务上转移开,使您无法集中注意力。当您不能完全专注于您的任务时,您将无法保持一致的工作流程,这意味着您的工作效率会降低。
在这些情况下,异步通信是理想的,因为它通过消除不必要的干扰来保护每个人的时间和注意力。每小时留出时间复习信息可以鼓励更健康、更充实的工作。

技巧和最佳实践——如何让它为您的团队所用

显然,在让您的团队进行异步通信方面,技术起着重要作用。数字解决方案的使用是不可避免的,因为大多数(如果不是全部)通信和管理都在虚拟环境中进行。
大多数现代企业已经使用各种工具来帮助沟通、项目管理和团队组织,这些工具很可能也适用于异步团队。
应特别注意员工管理,这正是时间跟踪工具派上用场的地方。员工和雇主都可以监控工作时间,这让团队既有责任感,也可以选择以自己的速度工作。
此外,时间跟踪软件有助于将工作和个人生活分开——一旦你完成了工作时间,你就可以毫无愧疚地下班,避免倦怠和过度工作。
然而,单靠技术并不能缓解异步团队面临的所有问题。团队还必须建立内部协议和指南,以实现协作,同时定义明确的工作-生活限制。
例如,异步团队每天经常有几个小时必须同时在线。这可以让人们赶上进度、安排会议和接收实时响应,从而帮助应对各种沟通挑战。

异步是工作的未来

选择异步通信模式的目的是提高远程工作场所的工作效率,而不是取代同步工作。随着远程工作的普及,企业将需要在同步和异步工作方法之间取得平衡,并确定在远程设置中使用什么。

由您决定异步通信和工作的哪些好处将为您的团队带来什么好处,并实施它们以产生您一直渴望的积极业务成果。

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